「また会いたい」と思わせる人の5つのメール作法吉原珠央

『「また会いたい」と思われる人の38のルール』をはじめ、ベストセラーを多数発表してきたイメージコンサルタントの吉原珠央さん。『人とモノを自由に選べるようになる本』は、そんな吉原さんが「人とモノを自由に選べる人生」という目標を達成すべく、コツコツと実践してきた32のルールを初めて公開した一冊です。一日ひとつ、ルールを実践していけば、わずか一か月で「納得できる人生」へと変わる。そんな本書から、一部を抜粋してご紹介します。

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作法(1) 最初も最後も「自分発信メール」にする

これは、相手の立場のほうが自分よりも上のときや、こちらが相手に何かをお願いしているときに徹底したい作法です。たとえば、こちらからお願いをして誰かと直接会ったあとのお礼メールの流れとしては、「自分→相手の返信→自分」ということです。

「自分→相手の返信」という流れで終わってしまって、相手のメールを最後にするのは、やや横柄で、手を抜いた印象を与えてしまいます。

作法(2) 断られてもポジティブメールで締めくくる

できるビジネスマン、また異性からモテる人が徹底していることが多い作法です。

たとえば仕事の依頼を断られたり、プライベートな誘いを断られても、「今回は残念ですが、今後またどこかで御縁がありますことを願っております。このたびはどうもありがとうございました」「今回は残念だったけど、また機会があればぜひ！」などと言えると魅力的です。

断られた直後から、メールが途絶えてしまうような人は礼儀も余裕も感じられず、「もう二度と会うことはないかも」リストに入れられてしまうかもしれません。

作法(3) 「Re：」を削除する

相手からいただいたメールに返信する際に、タイトルを改めて書き直すという作法です。

「Re：」を削除して、同じタイトルを使い、自分の名前を書き足すだけで丁寧さがアップします。

私が送るメールのタイトルの例ですが、たとえば田中さんからいただいたメールのタイトルが「28日のMTGの件・ABC商事の田中」だったとして、私が返信するとしたら「28日のMTGの件・DC＆IC 吉原」に変えるということです。

もし、受信したままのタイトル「28日のMTGの件・ABC商事の田中」で返信してしまうと、相手に届くタイトルは「Re：28日のMTGの件・ABC商事の田中」となります。このように相手の名前を呼び捨てにした状態でメールを送っていることになり、とても失礼になってしまうのです。

たとえ、名前が入っていなくても、「Re」がついたタイトルをいつまでも使い回しすることはスマートではありません。

上司から部下への社内間連絡などについては、そのままでもいいのかもしれません。

ただ不思議と、「人とモノを選んでいる」方たちは、同じようにタイトルを書き直してくださる方ばかりなので、毎回、とても気分がよくなります。

さらに、メールの内容がすぐに理解できるようなタイトルがついていると、いっそうの知性を感じてしまいます。

ちなみに、私はタイトルと名前を「・」ではなく、「@」で区切って「@DC＆IC 吉原」とすることにより、より見やすくなるよう工夫をしています。

作法(4) 「お世話になっております」は考えてから使う

初めてコンタクトを取る相手には使えないフレーズです。

私は過去に何度か、一度もお会いしたことがない方から、

「いつもお世話になっております。今回は取材のお願いをしたく、メールさせていただきました」

などというメールを受け取ったことがありました。

定型文として当たり前のように使っている人も多いようですが、本当にお世話になった実績がないのに使ってしまっては、マニュアル人間、またはいい加減な人だという印象を与えてしまいます。

加えて、「渡辺と申します」などという自己紹介のフレーズは、お互いに初めてコンタクトを取るときだけ使いましょう。何度もコンタクトを取っているのに、毎回「渡辺と申します」と書いてしまうと、国語力がない印象を与えてしまいます。2回目以降は「渡辺です」で十分です。

作法(5) 1週間以上のブランクをあけない

たとえば、「内容の詳細が決定してから、改めて連絡させていただきます」と書いたっきり、コンタクトを放置している人がいます。待っている人にとっては、待たせている人の3倍長く時間が流れていると考えましょう。

何の連絡もせずに1週間以上待たせた挙げ句に、「今回は残念ながら……」と切り出すよりも、結論が明確に言えなくても、1週間以内に一度は進捗状況のメールをしたほうが明らかに親切です。

そのようなコミュニケーションを普段から心がけておくと、結果にかかわらず、相手から信頼されて、その後のつき合いも継続していけるはずです。