準備は万全？オンライン会議で失敗しないための「7つのチェックポイント」佐藤綾子

すっかり定着したテレワーク。それとともに増えているのが、オンライン独特のコミュニケーションに関するお悩みです。対面で会うのと違って、うまく相手に伝わらない、相手の話に集中できない……。そんなあなたに読んでほしいのが、パフォーマンス心理学の第一人者、佐藤綾子さんの『オンラインでズバリ伝える力』。アフターコロナの時代になっても、オンラインの活用は続くと見られる今、ぜひ身につけておきたい本書のメソッドをいくつかご紹介します。

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オンライン会議 開始前の7つのチェックポイント

(1) 音響チェック

・室内にハウリングするものはないか
（会場とオンライン上の二重で会議開催の場合は、ミュート切り替えを忘れずに。参加者の携帯とハウリングしたケースあり）

・エアコン、除湿器、携帯の呼び出し音などノイズになるものはないか

・声量は十分か。マイクが必要な話者ならマイクの用意とテストを忘れないこと

(2) ライトチェック

・話者の顔色と会議の目的によってライトの光量と色味の調節を
（私の場合は蛍光色でなく赤系の昼間色を選択、顔色が健康的に見える）

・ライトが話者の目に長時間直接当たると目の痛みとドライアイの原因になる。ライトカバーつきかライトの角度を調整

・カメラに映る際に逆光になっていないかを確認する

 

(3) 休み時間の設定

・集中力の持続と話者の疲れ防止のため、90分を超える会議やレクチャーなら原則休み時間を入れる。無理やり3時間続けてZoomの枠から参加者が離席すると余計気が散る

（私は2時間なら参加者の年齢や関心度合いにより、休み時間なしでいける場合もあるが、ほとんどの場合休み時間を入れる。「ちょっと背伸びをしましょう」とやって見せたりもする）

 

(4) 進行ルールの共有

・質問はチャットで行う

・または手を挙げて合図してもいい

・あらかじめ決めた質問アイコンを表示してもいい

・反対意見があるときは、手で胸の前にバツを作る

・賛成は両腕を高く上げて「O」の形を作る、または親指と人差し指でOKサインを作る

・ちょっと納得できないときは首の横ふりをする

・賛成には首の縦ふりを示す

・発言したいときは手を顔の横まで挙げる

(5) ワークショップでの設定

・2人から6人の小グループに分けるときは、名簿であらかじめ、力のグループ差ができないようにアレンジしておく

 

(6) ファシリテーターや共有ホスト

・参加人数が多いときや参加者が不慣れなときはファシリテーターや共有ホストを置くと話し手が楽である

 

(7) パワポの見やすさ、見せ方の工夫

・F2Fの会議よりパワポの見せ方に「飽きさせないこと」「見やすいこと」等の工夫が必要

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本連載は今回で最終回。オンラインのコミュニケーションについてもっと知りたい方は書籍『オンラインでズバリ伝える力』をお求めください。